O que mudou com o teletrabalho? Tecnológicas contam como estão a motivar equipas à distância

O teletrabalho tornou-se no “novo normal” e se muitas tecnológicas já tinham estratégias definidas nesse sentido, o atual contexto não deixou de colocar desafios a diversos níveis, em particular na ligação entre equipas e nos “laços” com a própria empresa.

Trabalhar à distância obrigou a assegurar a resposta a circunstâncias diferentes, mas, pelo menos entre as tecnológicas que o SAPO TEK entrevistou, não faltou capacidade criativa para encontrar alternativas e novas estratégias para motivar os colaboradores.

Desde a disponibilização de cadeiras ergonómicas, o reforço de plafonds de internet, a organização de “tea time’s” virtuais com o CEO ou de encontros com personalidades públicas, a realização de workshops de alimentação saudável e aulas de yoga, total condicionamento e pilates, passando pela criação de canais para partilha de dicas sobre vários em temas, as ideias para cuidar da saúde física e mental e reforçar a comunicação e relacionamentos, entre e de todos, abundaram. Levaram, inclusive, à descoberta de talentos escondidos.

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Até agora o sentimento generalizado entre as tecnológicas que o SAPO TEK ouviu é de balanço positivo e de haver uma melhor preparação para encarar o futuro.

Neste momento, a maior parte das empresas entrevistadas tem a totalidade ou a quase totalidade dos seus colaboradores em trabalho remoto, e assim permanecerá até que estejam salvaguardadas todas as condições de segurança. Houve mesmo quem neste período de quase um ano nunca tivesse regressado ao escritório. E as "ferramentas de apoio" a este confinamento são variadas, como se pode ver na galeria de imagens.

Nos casos em que há pessoas em regime presencial as percentagens são muito baixas e dizem sempre respeito a funções que não são passíveis de serem executadas à distância ou que implicam serviços críticos de continuidade, sempre desempenhadas com todos os cuidados e procedimentos de segurança focados na saúde, física e mental, das pessoas, asseguram as tecnológicas com quem falámos.

“Não há motivos para ‘apressarmos’ esse regresso, pois já todos percebemos que não é por estarmos em teletrabalho que a excelência na entrega fica comprometida”, Ângela Santos, Abaco Consulting

Na Ábaco Consulting procura-se acompanhar e auxiliar, ainda mais de perto, cada uma das equipas, com reuniões de ponto de situação diárias ou sempre que se justifique. Muitas das rotinas anteriores mantêm-se. “Sempre demos importância às rotinas das equipas, criar esses hábitos, manter objetivos e agendas claras (…) são fundamentais para estarmos alinhados”, refere Ângela Santos, Board Member.

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Ao contrário do que se poderia pensar, a ideia generalizada é que a produtividade não baixou e tudo tem corrido como expectável, acrescenta a responsável pelo Desenvolvimento de Capital Humano na Ábaco Consulting.

A opinião parece ser consensual entre as várias tecnológicas ouvidas pelo SAPO TEK. Por parte da GMV assegura-se que as atividades desenvolvidas, aliadas a um “considerável esforço de conciliação” permitiram, segundo Marta Vilar, Head of Talent Development/ People Strategy & Culture Team, não só desempenhar todas as funções de forma remota, mas também alcançar os objetivos estabelecidos no que diz respeito ao cumprimento dos compromissos com os projetos.

Ferramentas (colaborativas) para que vos quero

O teletrabalho não era uma figura estranha para nenhuma das empresas, mas é um facto que, com diferentes modelos de atuação, a partir de março o regime de trabalho remoto se aperfeiçoou em larga escala.

“Este momento leva-nos a dar menos relevância à distância física e permite-nos abrir os horizontes para novas formas de colaboração e desenvolvimento de competências, bem como trabalhar mais com pessoas em diferentes pontos do país e fora dele”, Francisco Gomes, Unipartner

Todas as formas alternativas de trabalho implementadas pela Altice Portugal permitem aos colaboradores, que se encontram em regime de trabalho remoto, estar em contacto permanente com as próprias equipas e com a organização, “garantindo a continuidade da atividade diária e dos projetos em curso e fomentando a geração de ideias e novas iniciativas”, diz fonte oficial.

Comunicar e partilhar informação intra e entre equipas passou em muito grande parte pela utilização de ferramentas colaborativas, com as propostas Microsoft 365 a tomarem a dianteira, nomeadamente o Teams, mas também com recurso ao Skype for Business ou ao Zoom“, de forma até mais produtiva e regular do que antes do teletrabalho forçado”, considera Ângela Santos, da Abaco Consulting.

Alem das ferramentas de terceiros, também se reforçou a utilização e o desenvolvimento de aplicações internas. Muitos asseguram igualmente outras condições que consideraram críticas para as suas equipas trabalharem de forma remota.

Na Vodafone há PC portáteis, auscultadores, cadeira e monitor para todos, bem como outro material de escritório, de forma a garantir o bem-estar físico das suas pessoas. “Já antes da atual pandemia disponibilizávamos as ferramentas e os recursos tecnológicos necessários para o trabalho remoto, individual e em equipa”, refere fonte oficial da empresa.

A Axians Portugal também quis garantir que todos colaboradores teriam as condições necessárias no seu “escritório em casa”, por exemplo, com a disponibilização de cadeiras semelhantes às que existem no escritório da empresa ou de periféricos informáticos, como um segundo monitor. Foram também disponibilizadas comunicações móveis, com voz e dados.

“Estamos a descobrir novas formas de trabalhar e de nos relacionarmos no contexto laboral, pois acreditamos que o contacto humano é essencial para o desenvolvimento dos nossos negócios e também das nossas pessoas”, Fernando Rodrigues, Axians Portugal

A pandemia trouxe desafios nunca antes vistos e veio colocar à prova a nossa capacidade de resposta a vários níveis, aponta fonte oficial da NOS, onde as novas rotinas de trabalho privilegiaram os canais digitais, “não só pela força das circunstâncias, mas também porque integração a nossa visão estratégica”.

Em paralelo, para responder a uma maior necessidade de volume de dados, houve um upgrade aos plafonds de dados móveis e fixos de todos os colaboradores. “Sem as nossas equipas dotadas dos meios necessários, acompanhadas, e, acima de tudo, totalmente alinhadas numa missão comum, nada disto seria possível”.

Têm também sido criados vários guias práticos e manuais de orientação como, por exemplo o “Guia Prático de Trabalho Remoto”, o “Guia Prático para uma Vida Equilibrada”, o “Livro de Atividades para uma Vida Equilibrada” ou o “Manual de Ferramentas de Trabalho”.

“O caminho do digital é irreversível e na NOS há muito que os processos de trabalho e comunicação estão assentes em plataformas e ferramentas digitais colaborativas, pelo que a transição para o paradigma do teletrabalho foi fluída”, NOS

Na SAP Portugal, em março de 2020, quando o teletrabalho se tornou prática a 100%, as equipas já estavam plenamente capacitadas para o mesmo, garante Patrícia Cristóvão. “Tinham à sua disposição todos os equipamentos e condições técnicas para realizarem as suas funções remotamente, nomeadamente, computadores portáteis, smartphones e acesso aos sistemas através de hotspot, em alternativa a coberturas de rede insuficiente”, explicou a Diretora de Recursos Humanos.

Naturalmente, a gestão e o trabalho em equipa sofreram alterações e adaptações ao longo dos últimos 11 meses. Com o objetivo de agregar informação relevante, foi incentivada a criação de mais sharepoints, que podem ser consultados de forma rápida por qualquer colaborador, além do Portal Interno da SAP, “que é também um importante veículo de informação”.

Quanto à gestão das equipas continua a ser feita, “de forma efetiva e direta”, garante Patrícia Cristóvão. “A grande diferença é que a mesma efetua-se por via remota e não presencialmente, quer em termos de acompanhamento e apoio aos colaboradores e equipas, quer do ponto de vista da sua motivação e engagement. Mas a adaptação ao novo contexto foi, sem dúvida, muito rápida e eficaz”.

Desde sempre apostada em criar espaços físicos para trabalhar de forma mais descontraída e dinâmica, a Glintt também considera que a atualidade obriga a uma maior criatividade. “As ferramentas digitais ganharam um maior poder e usufruto. Entre reuniões de equipa e pontos de situação, o telemóvel já não é tão usado como antigamente. A passagem de briefings e até por vezes uma call mais rápida acontece via Teams, aproveitando para nos vermos e “beber um café’, aponta Inês Pinto. Esta “manutenção criativa e assertiva do relacionamento entre todos os “glintters”, é fundamental para que a cultura da empresa permaneça, refere a RH Business Partner da Glintt.

“Perante a nova realidade, aumenta a necessidade de uma comunicação interna mais eficaz e de um acompanhamento mais incisivo às equipas. As exigências aumentam, porque vivemos tempos difíceis, mas também aumenta a criatividade, a compreensão, o espírito de equipa e a resiliência”, Inês Pinto, Glintt

A comunicação neste momento é encarada como essencial, por isso toda a empresa é encorajada a falar com a sua chefia e equipa, a reajustar rotinas e a manter expetativas realistas. Sempre que necessário está disponível na Glintt um Programa de Apoio ao Colaborador (PAC), extensível ao agregado familiar.

Com uma política de teletrabalho consolidada e anterior à pandemia, a PHC Software definiu um conjunto de boas práticas. Nesta fase específica, uma das preocupações com as equipas foi o acompanhamento e comunicação com os colaboradores e por isso foram implementadas várias medidas, como uma reunião geral “Ask the CEO”, em que o objetivo é apresentar o estado da empresa e responder diretamente a questões dos colaboradores, reuniões diárias de equipa para alinhamento no arranque do dia e a manutenção das reuniões one-to-one com o líder para um acompanhamento personalizado.

“Além desta parte de operação, temos também um planeamento e ciclo estratégico organizado para o ano, onde cada equipa tem objetivos e indicadores de desempenho definidos, o que nos faz trabalhar e avaliar a execução por resultados - algo fundamental para o trabalho à distância”, explicou Luís Antunes, Diretor de RH da PHC Software.

Motivação à distância a quanto obrigas

O atual contexto trouxe novos desafios a diversos níveis para as empresas, em particular na ligação entre equipas e com a própria empresa, com a passagem de uma realidade em que havia equipas juntas diariamente, para uma em que as equipas trabalham e convivem digitalmente.

A Vodafone diz estar a conseguir tirar partido daquilo que as ferramentas digitais e a tecnologia, desenvolvida externa e internamente, oferecem, apostando na adequação e uso das mesmas às necessidades que vão surgindo, com o objetivo de criar conteúdos e momentos de team building, que envolvam e inspirem os colaboradores.

“O facto de termos equipas que sempre demonstraram ter fortes ligações à empresa dá-nos sólidos alicerces”, Vodafone Portugal

Na BI4ALL adotaram-se, desde o início, medidas de monitorização da situação e da sua evolução, de forma diária e próxima, além da criação do Sharing Program, uma iniciativa que visa dinamizar uma cultura de maior proximidade às pessoas, através de um contacto frequente e direto com as equipas por forma a garantir mais envolvimento e ligação entre todos.

Também se tem apostado na dinamização de iniciativas que promovam o convívio, a partilha e o bem-estar das pessoas, para além disso temos várias sessões de sessões de partilha de conhecimento, refere José Oliveira, CEO da BI4ALL.

“Deixar de partilhar o mesmo espaço que as nossas pessoas, e de podermos estar todos juntos, é uma ameaça à cultura de qualquer empresa, e é por isso essencial que se mantenha uma comunicação ativa entre todos”, José Oliveira, BI4ALL

A distância obrigou as empresas a serem criativas, considera a Noesis, que indica ter apostado também num conjunto de estratégias para fortalecer a ligação dos seus talentos com a organização, para “assegurar o acompanhamento contínuo com o apoio das chefias e promover a segurança no teletrabalho”, como pontos fulcrais da comunicação e interação com os colaboradores, diz Teresa Lopes Gândara, Human Capital Director.

Foi criada uma newsletter específica para estes períodos de maior isolamento, a #StayConnected, e lançados workshops online, apresentados pelos colaboradores, que, “desde o primeiro momento”, se mostraram disponíveis para partilhar algumas das atividades que realizam depois do trabalho.

“Descobrimos vários talentos escondidos e que pudemos partilhar com todos: verdadeiros especialistas em fotografia, cozinha saudável, dança, desporto e muito mais”, Teresa Lopes Gândara, Noesis

Foi igualmente criado um espaço para fóruns online, onde os colaboradores têm a possibilidade de discutir temas de várias áreas, desde gestão de equipas, o que esperar do pós-pandemia, como gerir teletrabalho e vida pessoal e como tirar o melhor partido das funcionalidades do Teams.

A empresa optou igualmente por continuar a dinamizar o programa de formação de talentos, a Noesis Academy, contribuindo para a sua realização profissional e pessoal. “Estas ações têm como principal objetivo ajudar os nossos talentos a ultrapassarem esta fase de confinamento de uma forma mais saudável mental e fisicamente”.

Contam também com várias ferramentas que permitem auscultar as necessidades e preocupações dos colaboradores, que nos permitem adequar as nossas ações. O objetivo é claro: “manter a cultura que vivemos na Noesis e fomentar o contacto entre colaboradores de equipas distintas. Tem sido bastante recompensador e achamos que tem sido uma peça fundamental ao longo destes últimos 11 meses”.

A GMV tem conduzido com frequência inquéritos de satisfação para “sentir o pulso de toda a organização” durante estes períodos. “Estas consultas têm um elevado nível de participação e permitem-nos adequar e redirecionar o tipo de comunicação e as iniciativas a propor”, afirma Marta Vilar.

Entre as iniciativas promovidas estão a criação de uma espécie de rede social interna, a “GMV@Home”, com o objetivo de partilhar boas práticas, conselhos úteis, ideias divertidas para realizar em família, alusivas a determinadas épocas - Halloween, Natal -, assim como divulgar dicas e técnicas que ajudam na organização do trabalho em remoto, “sugestões de mindfullness, ou de wellness em geral”.

Por outro lado, a GMV manteve a realização das chamadas “BrownBags”, sessões organizadas por colaboradores que durante a hora de almoço partilham os seus hobbies e conhecimento sobre temas e áreas tão diversas que vão desde a Jardinagem e paisagística até tecnologias quânticas, passando pela fotografia ou a história de arte. “Nestas sessões, com esta nova realidade, foi possível abrir a participação a qualquer pessoa na organização, podemos partilhar com os colegas, e conhecer um pouco melhor a diversidade e a riqueza de know-how que compõe o tecido da GMV”, explica Marta Vilar.

Cuidar da saúde mental e evitar o burnout

Nos últimos meses, a Microsoft tem vindo a promover junto dos seus colaboradores diversas iniciativas para as apoiar em temas como a saúde mental, combater o stress e equilibrar a produtividade. “Alguns dos nossos programas são globais como por exemplo o 'Microsoft Cares Employee Assistance' e localmente proporcionámos aos nossos colaboradores um programa 'We Care Wellness', via Teams, no qual transmitimos dicas para tratar do corpo e da mente”, explica Clara Celestino, Human Resources Lead da Microsoft Portugal.

Para manter a ligação entre as pessoas, têm sido organizados coffee breaks e sessões virtuais para debate e partilha de ideias, “incluindo os ‘tea time’s’ liderados pela nossa Diretora Geral”.

Com as devidas adaptações ao contexto digital e de trabalho remoto, a Axians Portugal dinamizou um conjunto de práticas online. Sessões de mindfulness, exercício físico, webinars e programas de wellbeing coaching são alguns exemplos das várias experiências promovidas, “sempre com o intuito de mantermos o sentimento de um ambiente de trabalho Humano”, refere Fernando Rodrigues.

E agora que o ensino remoto regressou ao dia-a-dia de muitos, as lideranças são desafiadas a estar atentas a sinais de cansaço dos colaboradores com filhos, pois há uma maior exigência de esforço por parte destes profissionais, considera-se na Axians. “Também são realizadas sessões virtuais de equipas, com a duração de cerca de 10 minutos, apenas para sabermos como estamos e partilharmos ideias, enquanto bebemos o café”, exemplifica o Managing Director.

A NOS sublinha a importância das ligações, e neste contexto, o papel crucial que as lideranças desempenham. Nesse sentido, tem vindo a implementar uma série de iniciativas que procuram endereçar o cansaço (sobretudo emocional) dos seus colaboradores, seja através de “cafés virtuais”, dinâmicas de expressão emocional ou conteúdos visuais digitais que estimulam o bem-estar e a interação entre colegas, até um plano de aulas online - que inclui Mindfullness, Zumba, Yoga ou Circuito, por exemplo -, “para fomentar a atividade”, praticamente todos os dias da semana.

“É fundamental que se encontrem novas formas de estar e acompanhar, envolver e energizar as equipas”,  NOS

Foram também implementadas medidas de flexibilidade, que ajudam os colaboradores a fazerem uma melhor gestão do seu tempo, cada vez mais preenchido com reuniões em teletrabalho, como por exemplo, meio dia por semana sem reuniões e horas semanais dedicada à autoaprendizagem e desenvolvimento pessoal.

Na Altice foi desenvolvido um espaço, integrado na marca de comunicação interna myaltice, que reúne um conjunto de propostas sobre diversas temáticas e que pretende manter a proximidade aos colaboradores e continua a desenvolver ações para promover o seu bem-estar.

Neste espaço os colaboradores podem encontrar um guia prático de Work@Home, com dicas e sugestões para o teletrabalho; um programa Kids@Home, com atividades lúdicas, pedagógicas e de tempos livres para os filhos dos colaboradores, o programa Bem-estar@Home, com sessões online sobre temáticas que vão desde a consultoria de imagem à alimentação saudável ou à enxaqueca e impacto na produtividade; e também recursos como aulas de yoga online e os já conhecidos programas de Mindfullness e Meditação guiada.

Além destas iniciativas, cada Direção da Altice Portugal tem autonomia para criar e desenvolver momentos formais online com as suas equipas de trabalho, como são disso exemplo as reuniões de plano e controlo mensais, mas também momentos mais informais, como os desafios associados a determinadas temáticas ou celebrações.

"No atual contexto que vivemos, e em que foi fomentado o teletrabalho, é fundamental manter o espírito de proximidade com os colaboradores e respetivas famílias, dando-lhes todas as ferramentas necessárias para gerir e ultrapassar da melhor forma este período", Altice Portugal

Ao longo destes meses, na SAP criaram-se várias e diversas iniciativas para manter as equipas motivadas nesta fase atípica e desafiante. “Dou como exemplo um novo projeto de Saúde e Bem-Estar holístico, que promove hábitos de saúde e bem-estar físico e mental junto de toda a organização. Para tal, foram organizados workshops de alimentação saudável e aulas de yoga, total condicionamento e pilates”, aponta Patrícia Cristóvão. “Sistematizámos também a partilha de dicas de bem-estar e ergonomia, receitas saudáveis, exercícios de relaxamento em casa. Esta informação é transmitida regularmente aos colaboradores a partir de uma newsletter, cujos conteúdos ficam armazenados e disponíveis on demand num sharepoint criado para o efeito”, acrescenta a Diretora de Recursos Humanos da SAP Portugal.

Paralelamente, decorrem de forma regular formações de mindfulness para desenvolvimento pessoal, gestão de stress, ansiedade e conflitos, ou webinares dedicados a temas de sustentabilidade ambiental ou social, e, ainda, reuniões de equipa não relacionadas com o trabalho, de forma a fomentar e manter as relações pessoais existentes.

Sem esquecer os encontros virtuais, “para os quais são convidadas personalidades públicas que, a priori, não associaríamos à SAP, mas cuja história de vida, qualidade intelectual ou reconhecida atenção aos temas da atualidade merece destaque. E é de salientar que essas presenças levantam grande interesse junto dos colaboradores”, sublinha Patrícia Cristóvão.

Uma outra ação motivacional desenvolvida neste novo confinamento prende-se com uma carta enviada aos filhos dos colaboradores, pelo departamento de RH da SAP Portugal, quando pais e filhos se encontram juntos, em casa, com aulas e trabalho à distância. “Foi uma forma de lhes agradecer a dedicação dos seus pais nestes tempos desafiantes. Mas também pela incrível maturidade com que encaram esta realidade e ajudam a que os seus progenitores mantenham a maior qualidade de trabalho e o máximo desempenho. No fundo, demonstrar que estamos todos juntos neste desafio e que todos o ultrapassaremos enquanto comunidade”.

Por outro lado, a SAP não congelou práticas comuns noutros anos. “A atual conjuntura não impossibilita progressões salariais, a atribuição de bónus ou mesmo mobilidades internas e progressão de carreira. Com todos os impactos que estas medidas trazem à motivação de pessoas e equipas”, refere a Diretora de Recursos Humanos da SAP Portugal.

Para a Microsoft é igualmente importante, que entre clientes e fornecedores, parceiros e concorrentes se estabeleçam “laços de solidariedade” ao invés de cada um procurar estratégias de sobrevivência individual. “O sucesso na superação desta crise só pode ser coletivo, nunca individual. Mais que nunca, cuidemos uns dos outros e estejamos atentos aos mais frágeis”, apela Clara Celestino, Human Resources Lead da Microsoft Portugal.

Contas feitas, balanço positivo?

Já anteriormente à situação pandémica, a Glintt tinha programas de formação, acompanhamento físico e psicológico, “para combater qualquer vestígio de exaustão laboral ou burnout”, referiu ao SAPO TEK Inês Pinto, Glintt RH Business Partner. "É essencial colocar o foco no colaborador, fazer perguntas sobre as suas expetativas de carreira e aspirações para o futuro".

"É preciso que as pessoas sejam felizes na sua atividade profissional - seja no local de trabalho ou em casa -, que se sintam bem quando entram na empresa ou quando atendem a vigésima videochamada”, Inês Pinto, Glintt

A Glintt RH Business Partner defende que a pandemia serviu para nos pôr à prova. “Desde a digitalização de alguns processos, passando por mais comunicação e intencionalidade nessa comunicação, melhorando a partilha e colaboração entre as equipas, até ao repensar da nossa oferta e estratégia, esta crise também acabou por criar espaço. Espaço para nos tornarmos ainda melhores”.

Na situação atual, adaptar as estratégias de motivação, gestão e retenção de talento é bastante desafiante, sublinha Francisco Gomes, Managing Partner Service Operations da Unipartner, que não deixa de considerar que o balanço é “bastante” positivo. “Apesar dos desafios diários desta nova fase de confinamento, temos continuado a crescer enquanto equipa, a inovar em tudo o que fazemos e a fazer crescer o negócio”.

“A PHC tem hoje o nível de engagement mais alto de sempre e a rotatividade tem vindo a baixar. Em parte é o reflexo das opções que tomámos durante a pandemia”, Luís Antunes, PHC Software

A Microsoft faz um balanço muito positivo das iniciativas e benefícios que adotou junto dos seus colaboradores. “A tecnologia é um facilitador e permite-nos chegar aos nossos colaboradores independentemente do sítio onde estão a trabalhar”, sublinha Clara Celestino.

A opinião é idêntica na PHC, onde também se considera que a empresa deu uma boa resposta à conjuntura atual. “Aliás, a iniciativa que os nossos colaboradores mais gostaram em 2020 foi o trabalho remoto, o que explica bem a preparação que temos a este nível, mas também se revela nos resultados”, defende Luís Antunes.

“A motivação das equipas, a capacidade de criatividade e inovação, a colaboração intra equipa e com os clientes, assim como o regresso do ensino remoto são, sem dúvida, os principais desafios que surgiram no teletrabalho”, Fernando Rodrigues, Axians

Já Patrícia Cristóvão, da SAP Portugal, sublinha que é natural que existam situações mais difíceis de gerir, fruto da conjuntura que se vive. “São já 11 meses quase sempre regulados pelo trabalho à distância, com diferentes fases, desafios distintos e condições diversas”. Contudo, apesar do contexto e dos constrangimentos associados, os resultados de 2020 da empresa foram bastante positivos.

“Os tempos são duros, o isolamento social não ajuda”, mas Marta Vilar, da GMV pensa que de uma forma geral o “novo normal” trouxe benefícios “e uma mudança na organização geral do trabalho que será difícil de ignorar”.

Para a Head of Talent Development/ People Strategy & Culture Team estamos a viver uma revolução ao nível do trabalho e não será possível voltar atrás, aos modelos anteriores. “Neste momento, a realidade obriga-nos a abraçar esta flexibilidade, seja de localização seja de tempos de trabalho, e o segredo vai passar por conseguir o equilíbrio perfeito entre disponibilidade, flexibilidade, conciliação e relacionamento”.