Desde o início da pandemia que a Xpand IT registou um aumento significativo do número de candidaturas. Foram às centenas desde o mês de março, que resultaram no recrutamento de 60 novos colaboradores até à data, para quase todas as áreas da empresa.

Neste momento há cerca de 30 posições em aberto, na sua maioria relacionadas com desenvolvimento de software ou administração de sistemas, mas também com gestão de projeto com fortes conhecimentos técnicos e tecnológicos.

Além do crescimento do número de candidaturas, a pandemia trouxe mudanças ao processo de recrutamento em si, que passou a assentar em plataformas de videoconferência e outras ferramentas que agilizem o processo de comunicação e de interação, face às contingências imposta pelo distanciamento social.

“Estas ferramentas foram adaptadas internamente para gerir todo o ciclo de Candidate Experience para que possamos, num processo que ocorre à distância, proporcionar a melhor experiência aos nossos candidatos, de forma a que a troca de informação entre todos seja dinâmica e imediata”, explicou Rui Maia, Partner e CHRO da Xpand IT em resposta a um conjunto de perguntas do SAPO TEK.

O processo de onboarding também teve de mudar: agora realiza-se à distância e é inteiramente digital. Passou a funcionar em grupos de, no máximo, quatro a cinco novos colaboradores todas as segundas feiras. “Assim, garantimos sessões eficazes em que conseguimos “quebrar o gelo”, dar a devida atenção a cada pessoa e às suas dúvidas, e também ter diferentes interlocutores da organização a apresentar a sua parte do conteúdo”.

O objetivo e o conteúdo que já estava definido para este processo de onboarding mantêm-se: enquadrar, capacitar e energizar o colaborador no momento de entrada. “Procuramos, logo a partir do primeiro dia dos nossos colaboradores, que eles se sintam acolhidos e verdadeiramente parte da equipa”. Para isso, também já tinha sido criado um grupo no chat interno da empresa para que os novos colaboradores de uma mesma data de entrada pudessem ficar ligados. “Tal é agora ainda mais natural, porque tudo começa com um ‘Bom dia e bem-vindos ao resto da vossa vida’, através do Microsoft Teams”.

Rui Maia garante que há por parte da empresa o cuidado de garantir que, nos primeiros dias de trabalho após o onboarding, os novos colaboradores têm uma pessoa identificada e sabem a que horas se vão conectar.

“Além do onboarding, preocupamo-nos em manter o dia a dia o mais produtivo e acompanhado possível”

Em cada equipa, existe um processo de integração planeado e o cuidado em garantir que a pessoa sabe qual o roadmap de aprendizagem inicial – leitura, desafios práticos iniciais, reuniões, etc, acrescenta o Partner e CHRO da Xpand IT.

O dia de onboarding termina com algumas dinâmicas, “para que cada pessoa possa entrar rapidamente na cultura da organização, nomeadamente escrevendo o seu texto de apresentação e preenchendo um formulário de feedback, aprender a utilizar as nossas ferramentas/apps, tenha ajuda na manutenção de pequenos pormenores, como o envio da sua foto, que agora não temos possibilidade de tirar à entrada do escritório”.

Quando o teletrabalho passa de possibilidade a regra

A XpandIT já estava preparada para o trabalho remoto e habituada à gestão de equipas dispersas. Tal terá facilitado a capacidade de acompanhamento e de integração de novos colaboradores.

“As equipas estão a trabalhar normalmente neste regime e não houve dificuldades na adaptação”

Embora o teletrabalho fosse uma prática habitual, a empresa decidiu implementar algumas medidas para ajudar a enfrentar este período mais difícil, o que tem sido recebido de forma muito positiva pelos colaboradores.

“Já há alguns anos que implementávamos o regime de trabalho remoto - alguns dias durante o mês, os colaboradores podiam trabalhar a partir de casa”, referiu Rui Maia. Como o modelo passou a ser a única opção desde o início de março, a Xpand IT decidiu oferecer a todos os colaboradores, recentemente, um vale “Home Office”, no valor de 250€. O objetivo é “comparticipar a aquisição de equipamentos para os escritórios em suas casas”.

Mas há mais medidas para ajudar a enfrentar o momento, nomeadamente um plano de saúde física e mental, sessões de “home gym” em que se promove o exercício físico em formato remoto em parceria com um Personal Trainer e também sessões de psicoterapia com acompanhamento especializado, para quem deseje.

“A segurança e saúde dos nossos colaboradores está sempre em primeiro lugar e a verdade é que o regime de trabalho remoto tem corrido de forma fluida e sem problemas”, apontou o Partner e CHRO da Xpand IT. A intenção é, por isso, continuar em teletrabalho de momento, reavaliando a situação periodicamente e sempre de acordo com as orientações das autoridades.

“A Xpand IT já tinha uma infraestrutura tecnológica que permitia desenvolver todo o trabalho remotamente, bem como abertura para trabalho remoto. Foi por isso que adotámos esta mudança com naturalidade”

Rui Maia acredita que, no futuro, o teletrabalho será cada vez mais adotado por muitas empresas, já que, devido à pandemia, houve uma rápida evolução e adaptação a este nível. No entanto, o caminho poderá passar por um formato mais híbrido, de forma a conciliar também o convívio mais próximo entre colaboradores, “que também consideramos bastante importante”.

A pandemia acabou por mostrar que, em muitos casos, o teletrabalho pode ser uma alternativa perfeitamente viável e que, efetivamente, funciona. “Houve também mais agilidade em alguns processos, como acontece, por exemplo, desde as nossas sessões diárias em equipa (daily meetings), sessões semanais, bem como todo o programa de feedback contínuo que estamos a implementar”.

Na opinião do responsável, a diferença passa apenas por não ser de forma presencial, mas continuam a existir todos os momentos que antes aconteciam, mas, agora, à distância de um clique. “Este mindset poderá manter-se no futuro, tirando cada vez mais partido da tecnologia, o que nos permite otimizar tarefas, bem como poupar tempo e recursos”.

A “era COVID-19” ensinou que “as pessoas têm de estar em primeiro lugar” e, mais do que nunca, “que as empresas precisam de ter em consideração políticas de recursos humanos em que os colaboradores sejam ouvidos e as suas preocupações acauteladas. Na Xpand IT, procuramos seguir este princípio desde sempre”.