Por Paulo Veiga (*)

Digitalizar não é um erro, é essencial, o obrigatório ponto de partida. Mas se o processo ficar por aí, continuamos a fazer o mesmo que antes, só que em formato PDF. O que está em causa agora é mais profundo: estamos a entrar num modelo em que a inteligência artificial não apenas armazena, mas interpreta, classifica, relaciona e aprende. E isso transforma por completo a forma como gerimos o conhecimento dentro das organizações.

A edição especial da revista Time deixou isso bem claro. A IA deixou de ser apenas uma ferramenta de automação. Passou a ser curadora. Guardiã. Microscópio cognitivo. Os modelos de linguagem já conseguem ler milhões de palavras, detetar padrões, encontrar contradições, sugerir versões mais atualizadas, e até sinalizar incoerências. E fazem isso com velocidade e precisão.

Esta é, aliás, a metáfora perfeita para o futuro da gestão documental. Já não se trata de arquivar informação, mas de criar sistemas que a compreendam e a tornem útil. Um documento hoje é muito mais do que um ficheiro: é uma célula ativa dentro do ecossistema de conhecimento da empresa. E como qualquer célula, deve viver, evoluir, expirar, e dar lugar a outra mais atual.

Por trás deste avanço, estão os chamados Foundation Models e a corrida por chips mais rápidos, mais eficientes, mais preparados para lidar com volumes massivos de dados. Pode parecer um tema distante, técnico, mas não é. Porque sem essa infraestrutura invisível, não há IA útil. E sem IA útil, vamos continuar a depender de estruturas pesadas, lentas e incapazes de dar resposta à complexidade do presente.

Mas há um risco real neste caminho. Como lembra outro artigo da mesma edição da Time, os centros de dados são cada vez mais vulneráveis a espionagem, falhas éticas e manipulação. E é por isso que a gestão documental do futuro não pode estar separada da cibersegurança nem da soberania digital. A Europa já acordou para este tema, com legislação como o AI Act e o Digital Governance Act. Falta agora que as empresas acompanhem esse movimento, não com receio, mas com visão.

Há também uma questão crítica que poucos abordam: onde estão localizados os dados? A soberania documental não é só um tema político, é uma vantagem competitiva. Controlar a localização física da informação é proteger a proposta de valor da empresa, e em última instância, garantir que os dados estratégicos permanecem sob jurisdição e segurança adequadas.

E mais do que isso: se alimentarmos sistemas inteligentes com dados mal rotulados, redundantes ou desatualizados, corremos o risco de treinar modelos com ruído e não com conhecimento. A desinformação arquivada é talvez o novo inimigo invisível da verdade empresarial.

Não podemos negar que a gestão documental do século XXI será inteligente, mas é do nosso interesse que seja também ética, transparente e estratégica. É essa combinação que vai distinguir as organizações preparadas para decidir com base em informação fiável e as que ficam presas a sistemas que só servem para “guardar coisas”.

Porque para confiarmos nessa inteligência, temos de conseguir auditá-la. É aqui que entram conceitos como a explainability, a capacidade de uma IA explicar como chegou a uma conclusão, e a rastreabilidade dos dados de origem. Sem isso, trocamos automatização por opacidade.

Esta exigência aplica-se de forma ainda mais crítica a dados sensíveis, que devem ser processados em ambientes isolados, auditáveis e juridicamente protegidos. A gestão documental não pode depender de modelos opacos ou servidores que escapam ao controlo da organização. A confiança começa na arquitetura.

Estamos a migrar de um modelo documental estático para um modelo orgânico e preditivo. Não é apenas sobre tecnologia. É sobre consciência. Saber o que guardar, quando automatizar, como proteger e, acima de tudo, o que fazer com o conhecimento que temos.

A qualidade da inteligência artificial será sempre proporcional à higiene documental.
Temos de correr, disso não há dúvidas. O importante é saber para onde.

(*) CEO da EAD