Para líderes e colaboradores: Dicas para se adaptar ao trabalho híbrido

As férias de verão concedem o descanso merecido para recuperar baterias, tempo com a família e fazer coisas que por norma não se tem muito tempo. Mas também é um período de balanço e reflexão, sobretudo numa era em que herdamos da pandemia rotinas de trabalho híbrido. É a pensar nos líderes e colaboradores das empresas que a Microsoft deixou algumas dicas úteis para restabelecerem o seu equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. São cinco sugestões para os líderes e outras tantas para os colaboradores.

Para os líderes, a Microsoft sugere a criação de novas normas de comportamento, de forma a construir uma cultura de trabalho flexível, requerendo experimentação e mentalidade de crescimento. É sugerido que se grave as reuniões em videoconferência sempre que possível, para que qualquer pessoa que não esteja presente possa recuperar mais tarde o conteúdo. Os líderes devem deixar claro aos colaboradores de que não necessitam estar sempre a monitorizar o email e conversas de chat fora do horário de trabalho. Devem assim utilizar as funcionalidades de agendamento do email, reduzindo assim a quantidade de mensagens fora do horário laboral.

São ainda incentivados a proteger o tempo de concentração, encorajando os colaboradores a criar tempo no calendário para trabalho focado ou blocos sem reuniões. Deve sempre que possível comunicar a disponibilidade e expetativas, adicionando notas à assinatura com o horário de trabalho, indicando que não monitoriza as mensagens fora desse horário.

Ter conversas frequentes com a equipa ajuda a criar empatia, essencial para ganhar uma compreensão do que os colaboradores querem e precisam. Por outro lado, reduzir o número de reuniões por semana podem ajudar a aumentar a produtividade dos colaboradores.

A Microsoft sugere ainda a adoção de comportamentos equilibrados e o uso de “timeboxing”, ou seja, o reforço de um equilíbrio entre o trabalho e bem-estar como um dever. A técnica do “timeboxing” tem algumas máximas a considerar: aceitar que é impossível fazer tudo o que queremos; dividir a vida em três ou cinco áreas onde investir o seu tempo (família, comunidade, saúde, descanso e trabalho) e estimar quanto tempo por semana está disposto a alocar o seu tempo, distribuindo-o num horário semanal para cumprir rigorosamente.

Os líderes das empresas devem capacitar os seus gestores para ajudar a conciliar as necessidades individuais dos colaboradores com as prioridades organizacionais mais amplas. Num estudo partilhado pela Microsoft (Work Trend Index 2022), 74% dos gestores referiram que não têm influência ou os recursos necessários para fazer mudanças em prol das suas equipas. Para ajudar os colaboradores a restabelecer o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, os gestores devem ser capacitados para experimentar com as suas equipas.

Os líderes devem dar aos colaboradores o poder de priorizar, de se concentrarem no trabalho que mais importa e dizer não às menos importantes. Isso começa com a garantia de que as pessoas e equipas compreendam os objetivos da empresa e como o seu trabalho permite atingi-los.

Por fim, os líderes devem definir novas normas e melhores práticas, revisitando-as à medida que aprende mais. Os colaboradores precisam de estabelecer limites e os líderes devem criar um sistema que os apoie nas suas decisões de gestão de tempo e que os ajude a compreender o que é esperado do seu trabalho.

Colaboradores devem fazer pausas para ajudar a descomprimir 

É essencial que os colaboradores consigam manter o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal, diminuindo dessa forma o stress e impulsionando a sua saúde mental. A Microsoft sugere a adoção do JOMO (the Joy of Missing Out), com diferentes pontos a considerar: recusar uma reunião em que a presença seja opcional, recuperando depois a respetiva gravação.

Deve retirar o impulso de se manter conectado durante as horas de almoço e de pausa. Desligar as notificações ou mudar o estado para “modo de foco” quando está a trabalhar numa tarefa. Monitorizar se está a gastar tempo em projetos que não requerem a sua atenção para se focar em tarefas mais complexas. Fechar as aplicações e separadores das redes sociais enquanto trabalha e definir blocos de tempo específicos para essa finalidade. Verificar a caixa de entrada de email em horários específicos, em vez de confirmar novas mensagens constantemente.

É ainda sugerido que se façam pausas de 5 minutos entre as reuniões em ambientes remotos, “simulando” o tempo que passa nas deslocações para as salas de reunião presenciais, que por norma servem para descomprimir. Devem ainda ser planeadas reuniões que durem 10, 15 ou 20 minutos em vez dos blocos de 30 minutos. No geral, a Microsoft aconselha a pequenos passeios de cinco minutos, uma sessão de meditação, uma sesta com o gato ou cão, entre outras atividades que ajudem a refrescar o cérebro.

O agendamento do tempo de concentração é outra dica que a Microsoft deixa, uma vez que tarefas criativas ou cognitivamente exigentes requerem concentração total e interrupções limitadas. Deverá assim agendar blocos de tempo no calendário dedicados a este ponto, de forma a evitar distúrbios.

Por fim, utilizar o tempo de deslocação para mudar o mindset. Ou seja, as deslocações entre o escritório e casa serve como tempo de transição entre a vida profissional e pessoal. Mas também é importante o “commute” híbrido quando se trabalha e vive no mesmo local. É preciso criar um equilíbrio ao longo do dia, dedicando tempo para reequilibrar a mente. É referido que 6 em 10 pessoas se sentem mais produtivas quando um assistente digital as ajuda a entrar e sair do modo de trabalho, segundo os investigadores da Microsoft. E essa produtividade aumentou entre 12 a 15%.