Com a quantidade de emails que recebemos, entre mensagens importantes e uma quantidade de spam, muitas vezes perdem-se informações importantes. E a falta da resposta de receção pode levar ao “desespero” de ligar ao destinatário só para confirmar se recebeu mesmo o email. Nesse sentido, o Outlook tem ferramentas automáticas que informam os remetentes se os emails que enviou chegam ou não ao seu destino.

Trata-se de uma espécie de recibo que informa os remetentes se os destinatários abriram o email, ou mesmo se o mesmo foi apagado sem ter sido lido, seja por engano ou a pensar que fosse spam. E uma vez informado pode optar por contactar de outras formas.

Pode usar a funcionalidade apenas para um email enviado, mas também pode configurar para usar sempre que escreve a alguém, pedindo a todos os destinatários um recibo de leitura. De notar que os destinatários são prontificados a devolver esse recibo, ainda que automático, podendo ignorar a devolução da prova de leitura. Alguns programas também pode ter bloqueadores destes recibos. Mas vale sempre a pena pedir os recibos para mails importantes.

Para configurar o Outlook para o pedido de um único recibo siga os seguintes passos:

1 – Abra o Outlook e componha uma mensagem.

2 – Componha a mensagem que deseja, mas antes de premir o botão de “Enviar”, clique nas “Opções” que está no topo das ferramentas do email.

3 – Em cima tem duas opções: Pedir um Recibo de Entrega, para apenas ser notificado quando o email é entregue no destinatário ou Pedir um Recibo de Leitura, onde é notificado quando o destinatário leu a sua mensagem. Pode obviamente optar pelas duas opções, embora isso possa criar algum spam adicional.

4 – Envie o email e aguarde pelas respetivas notificações, tal como se recebesse uma mensagem. Note, no entanto, os respetivos sinais verdes e vermelhos atrás da mensagem, acompanhado de um pequeno relatório de texto à direita, distinguindo as ações tomadas pelo destinatário. Repare que o seu email pode ter sido mesmo apagado sem ser lido.

5 – Em caso afirmativo de leitura, irá receber o símbolo verde, acompanhado da nota com a data e hora que o mesmo foi lido, para ter a certeza de que a mensagem chegou ao destinatário.

Para pré-configurar o Outlook para receber recibos de todos os emails que envia, siga os seguintes passos:

1 – Entre no Outlook e clique em Ficheiro (File), o botão amarelo dourado no canto superior esquerdo.

2 – Clique em opções.

3 – Clique em Correio.

4 – Desça a página de opções para baixo até à aba “Controlo”. Nesta área pode definir os diferentes recibos que pode solicitar, desde o de leitura como entrega. É aqui que pode também configurar o seu envio, definindo nunca enviar ou mandar sempre, assim como perguntar a cada email.

5 – Clique em OK na janela em baixo para gravar as respetivas definições. A partir de agora passa a enviar automaticamente o pedido de envio aos destinatários.

O How To TeK é uma nova rubrica do SAPO TeK que pretende ajudar todos os utilizadores em tarefas simples (mas que parecem complexas) na utilização de computadores e telemóveis. Se tiver sugestões de truques que quer ver esclarecidos envie um email para geral@tek.sapo.pt.