Por Hugo Oliveira (*)

Conhecemos bem os benefícios da cloud na nossa vida privada – já não temos um conjunto enorme de CD’s a encher as prateleiras e utilizamos serviços de streaming para ouvir música quando queremos, o que significa que podemos ser mais alternativos com as nossas músicas, sem nos preocuparmos onde podemos guardar todas as músicas que comprámos.

E o mesmo se aplica às transações bancárias: antigamente, era necessário marcar uma reunião com o gestor do banco se quiséssemos pedir um empréstimo. Agora, simplesmente iniciamos sessão online no nosso serviço bancário no conforto do nosso sofá – os bancos já possuem informações suficientes sobre nós para poderem tomar uma decisão na hora e sem nos forçar a descobrir onde param os nossos recibos de salário de 1984.

Os negócios centrados em produtos parecem ter alguma dificuldade em acompanhar estes desenvolvimentos – mas os colaboradores começam a exigir a mesma tecnologia na sua vida profissional e privada. Os tempos estão a mudar e as empresas procuram, cada vez mais, os benefícios do armazenamento dos seus dados na cloud. Estes benefícios podem resultar em poupanças no que respeita a hardware e implementação, um mundo sem atualizações, acesso a IA, e também a ideia emergente de conclusões baseadas no coletivo – através da qual é possível realizar previsões sobre as tendências dos clientes utilizando análises de big data.

Qual é o futuro do ERP?

Num contexto em que as empresas se tornam cada vez mais informatizadas, o software ERP – Enterprise Resource Planning destacou-se rapidamente como um dos pilares fundamentais de qualquer estratégia digital moderna.

Apesar de, tradicionalmente, ter sido implementado principalmente no setor da produção, a sua influência está a fazer-se sentir de modo muito mais alargado em toda a organização. Efetivamente, as empresas de praticamente todas as indústrias estão a utilizar software ERP para conectar processos de negócio diferentes e resolver um conjunto de problemas. Estes incluem tudo, desde a otimização das operações à gestão de processos de negócio complexos e à utilização de dados como suporte à tomada de decisões humanas.

Os benefícios do ERP para as empresas são evidentes, porém, quando se trata de escolher o tipo certo de implementação, as coisas não são assim tão simples. Existem muitas opções a considerar num mercado em constante mutação, desde on-premise a hosting, para cloud pública ou privada.

Também é importante recordar que as necessidades de empresas diferentes são igualmente diferentes. Só porque a cloud é uma solução adequada para uma empresa, tal não quer dizer que o seja para outra, pelo que é essencial compreender qual a opção de implementação que melhor servirá cada empresa, de modo a realizar uma implementação de sucesso.

Dilemas de implementação

A implementação local tem sido tradicionalmente a norma no espaço ERP. A implementação do ERP em instalações próprias oferece à empresa controlo total e autonomia em relação aos seus dados, uma maior flexibilidade para personalização e permite às equipas de TI locais responderem imediatamente a qualquer problema que possa surgir. Mas os tempos mudam. Esta solução é hoje considerada como dispendiosa e complexa, em comparação com as implementações com base na cloud, as quais são, regra geral, mais rápidas, baratas e menos intensivas ao nível dos recursos.

As implementações locais implicam, em geral, um elevado investimento de capital para a aquisição da infraestrutura e licenças perpetuas, variando este custo consoante o tamanho da organização e o número de utilizadores atuais. Depois, há que contar com custos recorrentes para a assistência, formação e atualizações, além da necessidade adicional de contratação de colaboradores para operar e gerir o sistema.

Como tal, as implementações na cloud estão a ganhar importância e um novo relatório prevê que o mercado de ERP com base na cloud irá crescer de 14,7 mil milhões de dólares em 2017 para 40,5 mil milhões de dólares em 2025. Para além da redução dos custos iniciais, esta mudança está também a ser produzida por fatores tais como o elevado nível de desempenho das plataformas cloud (por exemplo, elevada disponibilidade, baixa latência) e o facto das empresas não serem responsáveis pela gestão ou manutenção da plataforma.

Os ambientes cloud públicos proporcionam às empresas a flexibilidade de que necessitam para permanecerem competitivas no atual ambiente empresarial em constante mudança, sendo por norma mais económico do que as plataformas cloud privadas, o que permite às empresas tirar partido do percurso de inovação do seu fornecedor.

Por outro lado, uma cloud privada pode proporcionar uma camada de proteção acrescida, uma vez que os dados da organização estarão completamente isolados de terceiros. Esta oferece também uma maior capacidade de personalização, podendo as empresas tomar mais decisões ao nível das atualizações e modificações.

Por fim, existem implementações remotas, que de certa forma proporcionam uma solução intermédia entre a implementação local e na cloud. Ao colocarem a sua plataforma em centros de dados de terceiros, as empresas podem manter a propriedade e o controlo da sua base de dados, mas ainda assim passar a responsabilidade da gestão do hardware para o fornecedor deste serviço.

No processo de escolha, a chave é colocar as necessidades específicas do negócio no centro das decisões, uma vez que não existe uma solução única que seja adequada a todos os casos. Desta forma, antes de escolher o fornecedor adequado, é imperativo colocar a identificação da melhor opção de implementação no topo da lista de tarefas e de seguida ver qual o editor e implementador que tem essa oferta disponível no mercado.

Ao encontro das necessidades do negócio

Como podem então as empresas escolher a opção de implementação que mais se adapta a cada uma? Focando-se num conjunto de fatores fundamentais. Por exemplo, um dos principais fatores tem sido o debate permanente entre CapEx e OpEx.

Em geral, as empresas que optam por uma implementação alojada ou em instalações próprias adquirem uma licença perpétua, a um custo único, enquanto as licenças com base em subscrição se encontram habitualmente em ambientes cloud. Irão igualmente gerir as atualizações in-house, quando é oportuno para as suas operações. No entanto, algumas empresas irão preferir uma abordagem diferente, dependendo de onde se encontram no seu ciclo de vida.

Para uma empresa em rápido crescimento, uma licença por subscrição na cloud poderá ser mais adequada, uma vez que esta irá permitir a adição simplificada de novos serviços, a adaptação da infraestrutura e a possibilidade de trabalhar sempre com a última versão de software graças às atualizações automáticas.

A palavra-chave aqui é «escolha». Em última análise, é importante ter em mente que cada negócio é único. Em vez de simplesmente seguirem a manada, as empresas devem gastar o seu tempo a definirem os seus requisitos-chave e escolherem uma opção de implementação que lhes ofereça a melhor plataforma de crescimento futuro.

(*) Enterprise Market Director da Sage