São perto de 200 mil recursos humanos, mais de 5.000 escolas divididas por 811 agrupamentos e um orçamento de 6.000 milhões de euros aquilo que o IGEFE tem para administrar. E para fazer gestão de grandes dimensões nada melhor do que arranjar soluções pragmáticas. Foi isso que pretendeu quando decidiu recorrer à tecnologia para pôr as estruturas da sua responsabilidade - e que vão desde o ensino básico às universidades - a realizarem todos os procedimentos de contratação pública de forma eletrónica.

O projeto com a Vortal existe desde setembro de 2017 e o balanço de pouco mais de um ano não podia ser mais positivo. “É positivo logo à partida, porque conseguimos cumprir a missão a que nos propusemos numa primeira instância: facultar a ferramenta”, referiu Luís Miguel Bernardo Farrajota, vogal do IGEFE, em entrevista ao SAPO TeK. “Além disso, tem vindo a evoluir em resultado da interação de quem a usa, o que é ótimo: é a tecnologia que deve adaptar-se para responder às necessidades e anseios dos utilizadores e não o contrário”.

Existe sempre a possibilidade de melhorar é nessa fase que o projeto está neste momento, a de tornar a ferramenta mais intuitiva, tendo em conta o feedback das escolas que a utilizam. “Agora é tentar ir de encontro ao que a realidade vai espelhando. É um pouco como o machine learning: adaptamo-nos aprendendo dentro do sistema.

“Para nós o ótimo é que as escolas consigam utilizar toda a plataforma independentemente do procedimento que tenham de fazer”, que pode ir desde os consumíveis de apoio à atividade pedagógica, como lápis e canetas, aos produtos alimentares, como queijo e fiambre, exemplificou. “Isto dá-lhes agilidade e sobretudo fiabilidade, ao nível da segurança das regras ‘procedimentais’. O IFEGE considera essencial garantir que isso acontece e essa é a principal razão para confiar nos sistemas tecnológicos.

“Dentro de um sistema as coisas existem e existem com a possibilidade de as podermos ‘inquirir’ se houver essa necessidade: há logins, datas, horas. Tudo é mensurável e aquilo que é mensurável também pode ser ‘questionado’ no sentido de conseguirmos melhorias”

As vantagens em termos de gestão, como transparência, eficácia e monitorização são óbvias. “Hoje temos uma ferramenta que permite às escolas, universidades e laboratórios realizarem os procedimentos a que estão obrigadas de uma melhor forma”, diz Luís Farrajota. Já o IGEFE, como entidade que acompanha e regula, consegue ter um “estado de arte” em tempo real de tudo o que está a acontecer, acrescenta. “Por um lado temos eficácia e centralização na regulação, mas descentralização nos procedimentos e no processo”.

Como em todos os processos que obrigam a mudanças na forma de trabalhar, o recurso à plataforma de contratação eletrónica não terá sido encarada com o mesmo “espírito” por todos os seus utilizadores, até porque a realidade das escolas é diferente, em número de recursos e em conhecimentos. Aqui a disponibilidade da Vortal, tanto na formação prévia, como no acompanhamento e agora na “adaptação” da plataforma, tem ajudado, destacou o responsável.

“O facto de estarmos a melhorar o sistema com pequenas correções e acertos sugeridos pelos utilizadores é importante para ultrapassar estas 'resistências'. É tentar chegar àquela altura em que as pessoas sentem o sistema como se fosse delas, envolvê-las ao ponto de ‘vestirem a camisola’ por aquilo”. Além disso, nada melhor do que ficar demonstrado que o sistema surge para introduzir melhorias. E isso ficou patente com o projeto.

"Conseguimos mitigar as resistências à mudança quando demonstramos porque é que estamos a mudar. Não podemos chegar e mudar ‘porque sim’. Temos de tentar mostrar porque é que estamos a mudar e, sobretudo, que a mudança serve para lhes facilitar a vida"

Igualmente patente, foi o facto do projeto ter marcado um "ponto sem retorno" na estratégia do Instituto de Gestão Financeira da Educação. “A maior vantagem da utilização das TIC para um organismo como IGEFE é o ganho de capacidade de gestão. E a todos os níveis.

Além disso a qualidade da decisão será sempre maior quando tratamos qualquer coisa que deriva de um sistema”, considera Carlos Farrajota.

“Quando temos orçamentos de 5.000 milhões ou 6.000 milhões para gerir não podemos falar de insegurança na decisão, não podemos dar-nos ao luxo de decidir por sensibilidades. Temos de ter robustez na decisão. A utilização de sistemas dá-nos isso”

O responsável diz ter a noçao de que não existem sistemas perfeitos, “mas existem sistemas que nos dão uma fiabilidade de decisão e de informação da qualidade de informação muito melhor daquela que era a realidade antagónica, que era a inexistência de sistemas”.

É por isso que responde que a “viagem” do IFEGE pela tecnologia já não tem retorno. “Isto [o recurso à tecnologia] é como a vacina: só custa a primeira vez”.