O correio eletrónico poderá funcionar como uma espécie de escritório virtual, sobretudo na comunicação entre colegas, clientes e empresas. A informação é muitas vezes mantida nos emails para ser consultada sempre que necessário. E as ferramentas de organização por pastas, assim como as configurações nas regras de recebimento ajudam a manter tudo arrumado e acessíveis sempre que necessário.

Por isso é uma boa prática fazer backups esporádicos do email, pois pode haver erros ou problemas que podem danificar a conta e impossibilitar de aceder às mensagens. Os backups também são úteis quando necessita de mudar de computador e vai ter que instalar e configurar a mesma conta no Outlook. Os servidores no fornecimento são normalmente limitados e não guardam todos os emails ao longo do tempo, ficando toda a informação sempre do lado do utilizador na aplicação.

Pode pensar que fazer uma cópia de segurança dos emails no Outlook pode ser um bicho de sete cabeças, pelas centenas ou mesmo milhares de emails que se acumulam na caixa do correio. Mas na verdade o processo é bastante simples e direto, o que incentiva a marcar na agenda um backup semana, mensal ou mesmo trimestral, mediante as necessidades. Da mesma forma que é fácil repor, caso seja necessário.

Num How to anterior, explicámos como fazer um backup de segurança do Gmail e da conta Google.

Veja na galeria como fazer o backup do Outlook no Windows

1 – Entre no Outlook e prima na aba Ficheiro, no topo superior esquerdo.

2 – Escolha a opção “Abrir e Exportar”.

3 – Escolha a opção “Importar/Exportar”.

4 – Na caixa do assistente, escolha a segunda opção “Exportar para um ficheiro” e clique em “Seguinte”.

5 – Selecione a primeira opção para criar um ficheiro de dados do Outlook em formato .pst.

6 – Se tiver mais que uma conta, selecione a respetiva e em baixo certifique-se que tem a opção “Incluir subpastas” ativada. Prima em Continuar.

7 – Se premir em “Filtrar”, entra no modo avançado que permite selecionar os emails com determinadas palavras-chave, ou de um remetente especifico ou destinatário.

8 – Escolha a pasta do disco e o nome do ficheiro. Pode substituir ficheiros duplicados, optar por não os exportar. Prima em concluir. O sistema vai começar a exportação que poderá demorar segundos ou minutos conforme o número de mensagens que tenha.

9 – Para importar, regresse ao passo 4 e escolha a opção “Importar de outro programa ou ficheiro”. Escolha o ficheiro .pst na pasta onde guardou e siga as instruções.

O How To TeK é a rubrica do SAPO TeK que pretende ajudar todos os utilizadores em tarefas simples (mas que parecem complexas) na utilização de computadores e telemóveis. Se tiver sugestões de truques que quer ver esclarecidos envie um email para geral@tek.sapo.pt.