Por Nuno Gonçalves (*)

A evolução tecnológica permite-nos atualmente grandes ganhos de eficiência no tratamento e processamento das faturas, nomeadamente através da realidade da fatura eletrónica.

Se as vantagens para emissores e clientes são já sobejamente conhecidas, a realidade das empresas que usam já esta tecnologia fica muitas vezes aquém do potencial esperado seja no contexto da emissão, seja na receção de faturas.

O sucesso do projeto de faturação eletrónica depende muito da sua implementação e das ações coordenadas com o operador tecnológico de fatura eletrónica escolhido.

O operador de fatura eletrónica tem aqui um papel importante a desempenhar.

Se por um lado a comunicação com a comunidade de clientes/fornecedores é muito importante, não menos, é a capacidade em transferir as faturas entre parceiros sem que tal envolva desenvolvimento adicional para as partes. Este esforço de adaptação do cliente ou do fornecedor é o principal travão ao sucesso de um projeto de fatura eletrónica.

E como podemos melhorar este aspeto? Alguns pontos a ter em conta:

1 - O que importa é o conteúdo!

A capacidade de transformar o formato do emissor no formato do cliente de forma automática torna-se um fator chave para a rápida adesão dos parceiros à fatura eletrónica, pois, num modelo em que se garante a independência tecnológica entre as partes, o esforço de cada empresa em se adaptar a cada parceiro é nulo ou substancialmente reduzido.

2 - EDI - Modelo tradicional

No modelo tradicional do chamado EDI (troca eletrónica de documentos), uma das partes teria que se preparar para receber as faturas de acordo com a especificação do emissor ou, o emissor teria que se adaptar ao formato do seu cliente. Se uma empresa tiver 100 parceiros que tenham que implementar alterações no seu projeto de fatura eletrónica, o tempo e o esforço replicado por estas torna-se um grande obstáculo.

3 - Invoice Networking - O poder da transformação de dados.

Ora, a evolução tecnológica, permite-nos atualmente focar no conteúdo da informação contida nas faturas para de forma automática convertermos o formato do emissor no formato do cliente.

Como: trabalhando a informação da fatura em todos os seus aspetos: dados de cabeçalho, linhas, resumo, leitura de informação específica por segmento de mercado, etc. Uma vez validada e identificada toda a informação, procede-se à transformação para o formato do cliente, permitindo 100% de automação no tratamento da fatura.

Sem mais complicações e sem custos adicionais para as partes!

E com que garantias? Sempre recorrendo a um controlo de qualidade das faturas que seja o garante que só são integrados os documentos que cumpram 100% com os requisitos legais e de conformidade de informação.

4 - E como o projeto beneficia desta abordagem?

Muito simples. Ao ser terminada a implementação do projeto, a empresa sabe que tem imediatamente acesso a um conjunto de clientes ou fornecedores que ficam automaticamente habilitados ao envio ou receção de faturas, sem esforço adicional.

5 - Objetivo: Massificação.

Nesta abordagem tecnológica, uma estratégia de comunicação com os clientes ou fornecedores para adesão à fatura eletrónica deve ser eficaz na mensagem, sempre numa lógica de sinergia com o parceiro, garantido-se que:

-no caso dos emissores, se já emitem faturas para outros clientes (ex. administração pública), o mesmo deverá estar habilitado a enviar faturas legais e compatíveis com o nosso projeto de FE.

-no caso dos clientes, se optaram por uma tecnologia de invoice networking, então o passo seguinte é ativar o envio das faturas e pronto.

Para concluir, a adesão de clientes e fornecedores ao projeto de fatura eletrónica será incomparavelmente mais fácil se for seguida uma lógica de implementação moderna e que torna independente o formato e a tecnologia do emissor e do recetor da fatura.

(*) Head of Community Management da Saphety