As empresas portuguesas precisam de conhecer profundamente os requisitos do serviço de faturação eletrónica, para poderem ter sucesso nestes projetos, alerta a SERES. É nesse sentido que a empresa especializada em transação eletrónica segura de documentos deixa alguns conselhos de implementação.

“A implementação da faturação eletrónica é muito mais do que dispor da tecnologia necessária para cumprir os requisitos exigidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira”, refere a SERES. “Trata-se de uma oportunidade para transformar processos obsoletos em vantagens competitivas, alcançar poupanças e aumentar o volume de negócios”.

Transformada em obrigação legal a partir de 1 de janeiro de 2019, “as empresas portuguesas devem começar a desenvolver e implementar projetos de faturação eletrónica o mais rapidamente possível”, sublinha-se. Até porque “na maioria dos casos, o desenvolvimento destes projetos poderá ser complexo e até mesmo difícil, já que existem muitos fatores a ter em conta”.

Existem várias formas de proceder à implementação da faturação eletrónica nas empresas, desde os modelos de desenvolvimento interno até às soluções disponibilizadas por prestadores de serviços de faturação eletrónica.

Entre as questões a ter em conta no momento de implementar a faturação eletrónica propostas pela SERES, a primeira é comunicar e ter visibilidade do estado da faturação eletrónica. “Assim, a comunicação com os parceiros, independentemente da sua dimensão, é essencial para a transação das faturas nas empresas”. Estas transações tornam evidente a necessidade de que a solução adotada facilite um amplo conjunto de opções às empresas e que lhes permita conectarem-se com sucesso com qualquer um dos seus parceiros, garantindo a confidencialidade, a autenticidade e a integridade das faturas, diz a SERES.

Adicionalmente, a solução a eleger pelas empresas, deverá ser capaz de dotá-las com um novo canal de comunicação com os seus parceiros de negócio, acelerando assim os tempos de resposta e a resolução de eventuais imprevistos. Paralelamente, a solução deve oferecer um maior controlo e capacidade de acompanhamento da informação partilhada, aumentando os níveis de eficácia do relacionamento e da comunicação das empresas com terceiros.

Como segundo indicador, também é necessário considerar a centralização da informação, garantindo simultaneamente que esta se mantém integrada. Neste sentido, a decisão das empresas deverá ter em conta o volume de faturas que é necessário gerir. “Se o volume de faturas for reduzido (menos de 30 faturas por mês), uma solução manual poderá ser a melhor solução. Já no caso de volumes superiores a 30 faturas por mês, uma solução integrada será sem dúvida a ideal”. Por outro lado, caso as empresas disponham de ferramentas de gestão, a forma mais fácil de implementar a faturação eletrónica será através da integração da fatura eletrónica no processo habitual de trabalho nestas mesmas ferramentas. “Desta forma, as empresas poderão aproveitar totalmente as vantagens oferecidas pela faturação eletrónica e melhorar os seus processos de decisão”.

As mudanças que resultam da utilização da faturação eletrónica têm implicações muito mais abrangentes do que poderá parecer à primeira vista, sublinha a SERES. Pelo que o terceiro factor a ter em conta pelas empresas, será a necessidade de se certificarem de que o serviço de faturação eletrónica que vão implementar é global. “Ou seja, terem a certeza de que este permite a gestão completa do tratamento das faturas, nomeadamente: a emissão, a receção, o envio, a integração e o arquivo”.

Por último, e de acordo com a SERES, a solução a adotar deverá cumprir as exigências legais da Autoridade Tributária e Aduaneira. “É essencial que o projeto de faturação eletrónica contemple as mudanças tecnológicas e legais associadas às regras da faturação: formatos, assinatura eletrónica, prazos de entrega, prazos de adoção, etc”.